Conciliación bancaria

Conciliar es comprobar que lo que dice tu programa y lo que dice tu banco cuentan la misma historia. Hasta ahora eso se hacía con el extracto impreso al lado y un bolígrafo. Aquí el circuito es:

Importas el extracto → el programa propone → tú revisas y confirmas → se genera el asiento → el movimiento queda conciliado.

La parte importante es la tercera: el programa nunca contabiliza nada por su cuenta. Propone, y la propuesta no es una decisión. Hay una única excepción, acotada, que está contada más abajo.

Se llega por el menú Cartera → Bancos.

Antes de empezar: la cuenta bancaria

Una conciliación siempre es de una cuenta. Antes de importar nada hace falta tener dada de alta la cuenta en Tablas → Financieras → Cuentas bancarias propias, con su subcuenta contable, que es la que usará el programa al hacer los asientos.

Si tienes tres bancos, son tres cuentas y tres conciliaciones independientes.

Paso 1: el extracto del banco

El programa lee CSV y Excel (.xlsx), y no está hecho para un banco concreto: sirve para cualquiera. Tú bajas el extracto de tu banca electrónica en el formato que te dé, y ya está.

Fíjate en el ejemplo: las columnas se llaman Data, Data valor, Moviment, Més dades, Import y Saldo. Otro banco las llamará Fecha, Concepto, Cargo, Abono… Por eso el siguiente paso existe.

No hace falta limpiar el fichero

No tienes que borrar filas, ni renombrar columnas, ni pasarlo a ningún formato. El extracto tal cual sale del banco vale.

Paso 2: importar y corregir la correspondencia de columnas

Con Importar extracto… eliges el fichero, y el programa propone qué columna del Excel es cada cosa. Esa propuesta es un intento, y a veces falla. Aquí es donde hay que mirar.

Lo que se empareja:

Campo	Qué es
Fecha	La fecha del movimiento
Concepto	El texto que pone el banco
Importe (o Debe)	El importe, con su signo
Haber	Solo si tu banco pone cargos y abonos en dos columnas separadas
Saldo	El saldo después de ese movimiento
Referencia	El dato extra, si lo hay

Si la vista previa dice tonterías, es la correspondencia

En la captura, la columna Importe sale con 46.052,00 en todas las líneas. Eso no es un importe: es la fecha convertida en número, porque Importe está emparejado con Data valor en vez de con Import.

La vista previa de abajo se recalcula en vivo cada vez que cambias un desplegable, y está justo para eso: para que veas el disparate antes de importar, no después. Si los importes se repiten, o los conceptos salen en blanco, o las fechas son números, cambia la correspondencia y mira otra vez.

Abajo del todo te dice cuántas filas convertidas salen. Cuando cuadre, Importar.

Las filas repetidas

Cada línea importada lleva su huella (fecha + concepto + importe + referencia). Si vuelves a importar un extracto que se solapa con otro anterior, las líneas repetidas no entran dos veces, y el programa te enseña cuáles ha dejado fuera y por qué.

Léelas antes de decidir. Dos recibos idénticos el mismo día sí pueden ser dos cobros de verdad —dos cuotas iguales, dos devoluciones iguales—, y para eso está Importar de todas. Si no estás seguro, Dejarlas descartadas y ya las meterás.

Si te equivocas de fichero

Historial de importaciones… enseña cada lote importado, con su fecha, su rango de fechas y cuántos movimientos siguen pendientes. Desde ahí se puede borrar un lote entero, de dos maneras:

• Eliminar tal cual — quita los movimientos y deja donde estén los asientos y los recibos que ya se hubieran resuelto.
• Eliminar y deshacer todo lo hecho — deshace primero cada conciliación (borra su asiento, desmarca su recibo) y después borra los movimientos.

La ventana te dice cuántos hay resueltos antes de preguntarte, para que la elección sea consciente. Y es importante entender lo que avisa arriba: cada fila es una importación entera, no un movimiento suelto. Borrar una fila se lleva por delante los 67 movimientos que entraron juntos aquel día.

Paso 3: la pantalla de conciliación

Lo primero: filtra por fechas

Arriba tienes Desde y Hasta, y hay que pulsar Cargar.

Si no ves nada, mira las fechas

Es el susto de todos los primeros días: importas 138 movimientos, entras, y la lista sale vacía con «Movimientos cargados: 0». Casi siempre es que el rango de fechas de arriba no alcanza a los movimientos que acabas de meter. Amplía el Desde, pulsa Cargar, y aparecen.

Los cuatro recuadros de arriba

Recuadro	Qué dice
Saldo inicial	El saldo del que parte el rango
Movimientos	Cuántos hay cargados
Saldo final (calculado)	El inicial más todos los importes
Saldo banco (extracto)	El saldo que trae la última línea del propio extracto

Los dos últimos tienen que coincidir. Están uno al lado del otro precisamente para eso: si no cuadran, algo pasa con la importación —lo más típico, una correspondencia de columnas mal puesta, como la de antes.

Los estados

Cada movimiento tiene uno, con su icono de color:

Estado	Qué significa
✓ Conciliado	Casado con un recibo real y con su asiento hecho
⚙ Clasificado	Contabilizado contra una cuenta, sin recibo de por medio
● Pendiente de factura	Sabemos de quién es, pero su factura todavía no está en el programa
● Pendiente de identificar	Un pago del que aún no sabemos nada
● Cobro pendiente de asignar	Una entrada de dinero sin asignar
✕ Revisar	Algo no cuadra y hay que mirarlo
✕ Duplicado	Marcado a mano como repetido; no cuenta

Las filas que siguen pendientes salen además teñidas de amarillo según lo seguro que esté el programa de su propuesta: cuanto más color, más confianza. Las ya resueltas no se tiñen.

Cómo propone el programa

Al seleccionar un movimiento, el panel de la derecha dice qué ha encontrado y con qué porcentaje. Busca en tres niveles, y manda siempre el primero que acierta:

1. Las reglas de conciliación — «si el concepto contiene tal, es un pago a la cuenta tal».
2. Los alias — «este texto del banco es este proveedor», aunque el banco no use su nombre.
3. El nombre del tercero — que el concepto contenga literalmente el nombre fiscal de un cliente o proveedor, y que haya un recibo pendiente por ese importe exacto.

Por qué a veces no propone nada obvio

La búsqueda por nombre es literal: exige que el concepto contenga el nombre completo del tercero. Un movimiento que ponga «electricista nave» no se casará solo con el proveedor «Electricistas Molones», por evidente que le parezca a una persona. Para eso están las reglas y los alias, que aprenden de la primera vez que lo resuelves a mano.

Antes de elegir una acción, haz clic en la fila

La rejilla a veces resalta una fila sola al cargar o al filtrar, y esa fila resaltada puede no ser la seleccionada de verdad. El propio programa lo avisa en el panel. Haz clic encima de la que quieras antes de tocar nada.

Paso 4: resolver, movimiento a movimiento

El desplegable Acción a realizar tiene todo lo que se puede hacer con un movimiento:

Acción	Cuándo
Conciliar con la propuesta	El programa ha acertado. Un clic y listo
Buscar factura existente	La factura está en el programa, pero él no la ha encontrado
Marcar pago pendiente de factura	Sabes de quién es, pero la factura aún no está metida
Crear/registrar factura	La factura no existe todavía y la creas desde aquí
Crear asiento manual (Clasificar)	No hay factura ni la va a haber: comisiones, intereses, cuotas del banco
Llevar a pendiente de identificar	Dejarlo para luego, sin decidir
Traspaso entre cuentas propias	Dinero que va de una cuenta tuya a otra tuya. No es ni gasto ni ingreso
Marcar como duplicado	Esa línea está repetida y no debe contar
Deshacer conciliación	Volver atrás uno ya resuelto
Dividir en varios pagos	Un cargo que junta varios pagos pequeños

Buscar la factura a mano

Eliges si es Cliente o Proveedor, pones el tercero, y Buscar recibos pendientes saca los suyos. La lista viene ordenada por cercanía al importe del movimiento, y el que cuadra exactamente sale ya marcado, para que casi nunca tengas que buscar con los ojos.

Si hay pocos terceros con un recibo pendiente por ese importe exacto, el programa te ofrece además botones de atajo con sus nombres: un clic y ya está puesto.

Con Conciliar con el seleccionado se cierra el movimiento. Y Adjuntar a esta factura… te deja enganchar el justificante del banco al documento.

Conciliar a mano también enseña

Cuando casas a mano un movimiento cuyo texto no menciona al tercero, el programa guarda un alias con ese texto. La próxima vez lo reconoce solo. No hace falta que hagas nada: pasa al resolverlo.

Dividir un cargo en varios pagos

Es el caso del cargo de la tarjeta a fin de mes, o de la remesa que el banco apunta de una sola vez: una línea en el banco, varios pagos de verdad.

Dices en cuántos se reparte y el importe de cada uno —y, si quieres, un asunto—. La suma de los pagos tiene que dar exactamente el importe del movimiento, en positivo, sea cargo o abono. Los puedes escribir con coma o con punto.

Cada pago queda como un movimiento normal, pendiente de identificar, que resolverás por separado; ahí es donde le pondrás su cliente o su proveedor. El movimiento original queda marcado como Dividido y ya no cuenta en los totales, para que ese dinero no se sume dos veces.

Si marcas Asociar cada pago con una subcuenta, esos pagos se contabilizan ya, todos juntos en un mismo asiento, y no generan línea en la rejilla. Puedes mezclar los dos: unos con subcuenta y otros no.

El botón «Conciliar automáticamente»

Recorre todos los movimientos pendientes y cierra solo los que llegan al 90 % de confianza. Los demás los deja como estaban, para ti.

Es la única excepción a la regla de que el programa no contabiliza solo, y está acotada a propósito: por debajo de ese 90 % nunca decide nada.

Al terminar te da el resumen —cuántos conciliados, cuántos pendientes de factura, cuántos necesitan revisión—.

Las reglas de conciliación

Una regla dice: «si el concepto contiene este texto, es un pago (o un cobro) a esta cuenta». Sirve para todo lo que se repite cada mes y nunca tiene factura en el programa: comisiones, cuotas, seguros, recibos del banco.

Las reglas se crean solas cuando clasificas un movimiento a mano, pero nacen desactivadas, y eso es deliberado: el programa no empieza a aplicar por su cuenta una regla que ha deducido de un solo caso. Tú entras aquí, la miras, y marcas Conciliar automáticamente cuando te fíes de ella.

Puede llevar además un centro de coste, y así todo lo que case con esa regla queda imputado sin pensar.

No se crean reglas redundantes

Si ya tienes una regla general con el texto «SEGUROS» y clasificas un movimiento que pone «SEGUROS DEL NORTE», el programa no crea otra regla: ve que la que tienes ya lo cubre. Las reglas antiguas que te sobren se borran a mano desde esta pantalla; el programa nunca borra nada por su cuenta.

Los alias de proveedores y clientes

El botón Alias de proveedores/clientes… abre la lista de equivalencias entre el texto que pone el banco y el tercero de tu fichero.

Es la respuesta al problema de siempre: tu proveedor se llama «Electricistas Molones, S.L.» y en el banco aparece como «ELECT MOL BCN». Con el alias puesto, el programa lo reconoce desde la primera vez.

Como las reglas, los alias se crean solos al resolver un movimiento a mano, y tampoco se duplican: antes de crear uno nuevo comprueba si ese tercero ya se reconocería con lo que hay. Y a diferencia de las cuentas bancarias, aquí Eliminar borra de verdad: un alias es solo una relación entre un texto y un tercero, no hay nada más colgando de él.

Conciliar no es lo mismo que contabilizar

Merece un apartado propio porque es la confusión más habitual.

Cuando emitiste la factura, su asiento completo ya se hizo: Compras, IVA soportado y Proveedor —o Cliente, IVA repercutido y Ventas—. Eso ya está hecho y no se vuelve a hacer.

Lo que genera la conciliación es solo el asiento de liquidación: el momento en que el dinero se mueve de verdad.

• Un cobro: Debe Banco / Haber Cliente
• Un pago: Debe Proveedor / Haber Banco

Es exactamente el mismo mecanismo que usa el botón Asentar de Cartera → Efectos, a propósito: tener dos sitios del programa haciendo el mismo asiento de dos maneras distintas es como no tener ninguno.

Por eso Deshacer conciliación puede volver atrás sin estropear nada: desmarca el recibo, borra el asiento de liquidación y deja el movimiento pendiente otra vez. La factura y su asiento original no se tocan. Te pide confirmación, porque borra un asiento de verdad.

Los centros de coste

En el panel de la derecha, abajo, hay un Centro de coste que se puede poner en cualquier momento: antes de resolver, o meses después sobre un movimiento ya conciliado, con Asignar centro de coste.

El centro de coste viaja en cada apunte contable, no en la cabecera del asiento. Es lo que permite luego sacar qué ha costado cada delegación, cada obra o cada departamento.

Preguntas frecuentes

He importado y no veo nada. Mira el rango de fechas de arriba y pulsa Cargar. Es la causa en nueve de cada diez casos.

El saldo final calculado no coincide con el del extracto. Normalmente la correspondencia de columnas estaba mal en la importación. Bórrala desde Historial de importaciones y vuelve a importar mirando la vista previa.

Mi banco pone los cargos y los abonos en dos columnas. Empareja una con Importe (o Debe) y la otra con Haber. Si van en una sola columna con signo, deja Haber en (ninguna).

¿Puedo reimportar un extracto que se solapa con el anterior? Sí. Las líneas repetidas se detectan y se quedan fuera, y te enseña cuáles antes de nada.

El programa ha conciliado algo mal. Deshacer conciliación. Borra el asiento de liquidación, desmarca el recibo y lo deja pendiente. La factura no se toca.

¿Y las comisiones del banco, que no tienen factura? Crear asiento manual (Clasificar), contra la cuenta que corresponda. Y como se repiten todos los meses, aprovecha la regla que se crea sola: la activas y a partir de ahí se resuelven ellas.