Secciones y numeración
Qué es una sección
Sección titulada «Qué es una sección»Una sección es una serie de numeración independiente dentro de la misma empresa. Cada documento —presupuesto, pedido, albarán, abono, factura— nace en una sección y toma su número de ella.
Si solo tienes una forma de facturar, te bastará con la sección 0, que es la que trae el programa y la que sale por defecto en todas las pantallas. Se crean más secciones cuando hace falta numerar por separado: una delegación, una línea de negocio, una tienda, o una serie distinta que pida la gestoría.
Dos cosas que conviene tener claras desde el principio:
- Las secciones no separan los datos: los clientes, los artículos y la contabilidad son los mismos. Lo único que cambia es la numeración y los impresos.
- Varios albaranes solo se pueden facturar juntos si son de la misma sección.
Cómo llegar
Sección titulada «Cómo llegar»Tablas → Secciones.
Los contadores
Sección titulada «Los contadores»La pestaña Generales es el corazón del asunto: ahí está, sección por sección, el número de cada tipo de documento.
| Bloque | Contadores |
|---|---|
| Clientes | Presupuestos, Pedidos, Albaranes, Abonos, Facturas |
| Proveedores | Presupuestos, Pedidos, Albaranes, Abonos, Facturas |
| Fabricación | Órdenes |
| Contabilidad | Asientos |
Los abonos tienen su propio contador. Por eso una factura rectificativa no coge número de la serie de facturas: va por la serie de abonos de su sección.
Lo que hay que entender del número
Sección titulada «Lo que hay que entender del número»El número que ves es el siguiente que se va a usar, no el último usado.
El funcionamiento es este:
- Al crear un documento, el programa lee ese contador y lo propone como número.
- Al guardarlo, si el número usado llega o supera al contador, el contador pasa a ser ese número más uno.
- Si guardas un documento con un número menor que el contador —por ejemplo, metiendo una factura antigua que faltaba—, el contador no baja. Se queda donde estaba, para no repetir números más adelante.
Y una red de seguridad: si por lo que sea la sección no tuviera su contador, el programa calcula el siguiente número mirando el más alto que exista en esa tabla de documentos y sumándole uno. Nunca te deja sin número.
Cambiar el contador a mano
Sección titulada «Cambiar el contador a mano»Se puede escribir directamente en la casilla. El caso típico es empezar serie nueva en enero: pones 20270001 en Facturas y las del año nuevo arrancan ahí.
Mucho cuidado con bajar un contador
Si lo pones por debajo de números ya usados, el programa intentará crear documentos con números que ya existen. En facturas de venta eso es un problema serio: la numeración tiene que ser correlativa y sin repeticiones, y VERI*FACTU detecta tanto los huecos como los números repetidos al comprobar la cadena.
Si lo que quieres es una serie distinta sin tocar la que ya corre, lo limpio es crear una sección nueva, no reescribir el contador de la actual.
Los impresos de cada sección
Sección titulada «Los impresos de cada sección»La tercera pestaña dice qué impreso se usa para cada tipo de documento en esa sección.
Cada fila es un tipo de documento —Presupuesto Cliente, Pedido Cliente, Albarán Cliente, Abono Cliente, Factura Cliente, Recibo, Ticket, y sus equivalentes de proveedor— con:
| Columna | Qué es |
|---|---|
| Documento | El fichero de impreso que se usa. |
| Cabecera | Si se imprime la cabecera. |
| Diseño | Si se imprime el marco y el diseño del impreso. |
| Dispositivo | La impresora concreta, si quieres forzar una. En blanco, la que esté por defecto. |
| Agujas | Para impresoras matriciales. |
| Copias | Cuántas copias salen. |
Los botones de arriba permiten añadir, modificar y eliminar una línea, y refrescar impresoras vuelve a leer las que tiene el equipo, útil cuando acabas de instalar una.
Así es como dos secciones pueden sacar la factura con un diseño distinto: mismo programa, mismo cliente, impreso diferente.
Preguntas frecuentes
Sección titulada «Preguntas frecuentes»¿Cuándo me conviene crear una sección nueva? Cuando necesites una numeración aparte o un impreso distinto. Para todo lo demás, con una basta.
¿Puedo cambiar de sección un documento ya creado? No es lo suyo: el número pertenece a la serie de su sección. Si te equivocaste de sección, lo correcto es hacerlo de nuevo en la buena y, si ya se emitió la factura, corregirla con una rectificativa.
He puesto mal el contador y ha salido una factura con un número raro. Si aún no está emitida, corrige el contador y rehaz la factura. Si ya se emitió y llegó a la AEAT, no se borra: se rectifica.
¿Los asientos contables también se numeran por sección? Sí, la sección lleva su propio contador de asientos.