Los registros de VERI*FACTU

Cada factura de venta que emites con VERI*FACTU activado genera un registro: una ficha sellada con lo que se declara a la Agencia Tributaria, encadenada con la anterior por una huella digital. Esta pantalla es donde se ven todos, se envían y se arregla lo que haya salido mal.

Es un capítulo de referencia: se consulta cuando algo sale en rojo, no se lee del tirón. Si lo que buscas es cómo se convive con VERI*FACTU cuando todo va bien, eso está en el día a día.

Cómo se llega: Tablas → Empresas → pestaña VERI*FACTU → botón «Ver registros y comprobar la cadena…».

La ventana de registros: arriba las herramientas, debajo las acciones, y la lista de todos los registros con su estado.

La línea de arriba

Antes de los botones de acción, la fila de herramientas:

Entorno — Pruebas o Producción. Cada uno tiene su propia cadena y su propia lista.
Refrescar — vuelve a leer la lista.
Ejercicio — el año que estás mirando.
Ver el XML del registro — enseña el XML exacto que se mandó, el congelado. No es lo mismo que Ver lo que se va a registrar de la factura, que reconstruye con los datos de hoy.
Copiar el texto — copia el detalle para pegarlo en un correo.

Y en la lista, dos columnas que se consultan mucho: CSV de la AEAT es el justificante de que un registro entró, y Respuesta de la AEAT es donde está el motivo cuando algo falla. Si no cabe, pincha la fila y lo verás entero abajo.

Los ocho estados

Es la columna que hay que mirar primero, porque decide qué se puede hacer con ese registro.

Estado	Qué significa	¿Lo tiene la AEAT?	¿Se reintenta solo?
Pendiente	Generado y esperando en la cola de envío.	No	Sí
Error de envío	No ha llegado a la AEAT: se cortó la red, se agotó la espera, o el servicio no respondió.	No	Sí
Aceptado	La AEAT lo tiene registrado. Aquí se acabó.	Sí	—
Aceptado con errores	La AEAT lo tiene registrado igualmente, pero le ha puesto un reparo.	Sí	—
Rechazado	La AEAT lo ha mirado y lo ha rechazado: algún dato no le cuadra.	No	No
No enviable	Apartado a propósito. Existe, está en la cadena, pero nadie lo va a enviar.	No	No
Anulado	El alta de una factura que se ha dado por anulada y que ya no se va a enviar.	No	No
Demostración	Registro de los datos de ejemplo. No se envía jamás.	No	No

Lo que no es evidente

«Error de envío» no es un rechazo. Es que el mensaje no llegó. La factura no la ha juzgado nadie. Por eso el programa lo reintenta solo, con esperas que van subiendo —1, 5, 15, 60 y 240 minutos—: si el servicio está caído, insistir cada minuto no arregla nada.

Un rechazo NO se reintenta solo, y es a propósito. Un rechazo quiere decir que el contenido no le cuadra a la AEAT. Volver a mandar exactamente lo mismo da exactamente el mismo rechazo, para siempre. Hay que corregir la causa y mandarlo a mano.

«Aceptado con errores» quiere decir aceptado. La factura está registrada. El error es un reparo, no un rechazo, y el programa lo dice con todas las letras —«La factura está REGISTRADA en la AEAT; esto es solo un aviso»— para que nadie se lleve un susto que no toca.

Si la AEAT contesta que el registro está duplicado y que el suyo está bien, pasa a Aceptado. No es un fallo: pasa de verdad cuando se corta la conexión después de que la AEAT haya procesado el envío y antes de que llegue su respuesta.

Nada se borra nunca. No enviable y Anulado no esconden ni eliminan el registro: sigue en la tabla, en la lista y en la cadena, con su huella intacta. Lo único que cambia es que deja de reintentarse y de contarse como pendiente.

Los siete botones

Enviar a la AEAT

Manda todos los registros de la cola que estén Pendientes o en Error de envío, del entorno y el NIF de la empresa, en lotes. Pulsarlo a mano se salta las esperas: como lo ha pulsado una persona, se intenta ya.

No toca los Aceptados (sería declararlos dos veces), ni los Rechazados (darían el mismo rechazo), ni los apartados (No enviable).

Reintentar los rechazados

Devuelve a la cola los que están exactamente en «Rechazado», y les borra la espera y el contador de intentos.

Cuándo usarlo: cuando el motivo del rechazo era algo de fuera de la factura y ya está arreglado — un certificado que no servía, el nombre fiscal de tu empresa mal escrito, un permiso que faltaba en la AEAT.

Y ojo con una tentación: el NIF de la empresa no entra aquí. Reintentar manda el registro tal cual, y el NIF forma parte de él. Si lo que estaba mal era el NIF, eso es el caso 2, que es otra historia.

Corregir el registro (subsanar)

Genera un registro nuevo con los datos tal como están ahora, y lo encadena detrás. Es lo que toca cuando lo que falla son los datos de la factura.

No hay que elegir nada: el programa mira qué tiene la AEAT de esa factura y escoge solo cuál de las tres operaciones de subsanación corresponde, y lo explica antes de hacer nada. El cuándo hace cada una está más abajo, y la diferencia entre subsanar y rectificar, en el día a día.

Anular el registro

Genera un registro de anulación: le dice a la AEAT que esa factura queda sin efecto. Es una operación con nombre propio, no un borrado — el alta sigue ahí y la anulación se encadena detrás.

Una factura se anula una sola vez, y una anulación no se anula. Si la operación tiene que volver a existir, se emite otra factura. Las siete razones por las que puede negarse están aquí abajo.

Apartar los que no se pueden enviar

Pasa a No enviable los registros que nadie va a poder enviar nunca: los que se emitieron con un NIF que la empresa ya no tiene. Dejan de reintentarse y de contar como pendientes, pero siguen en la lista y en la cadena.

Es reversible: si el NIF vuelve a ser el de antes, el mismo botón los devuelve a la cola.

Comprobar la cadena

Recorre todos los registros en orden y comprueba que cada uno enlaza con el anterior y que su huella sigue cuadrando. Es la comprobación que caza a quien haya tocado un registro por fuera del programa.

Cotejar con la AEAT

Le pregunta a la AEAT, mes a mes de un ejercicio, qué registros tiene de esta empresa, y los compara con los de aquí. Sirve para responder a «¿está todo lo mío allí?».

No toca nada. Solo lee y enseña. Ni reenvía, ni corrige, ni cambia estados: lo que salga lo decides tú.

Cuándo «Anular» se niega, y por qué

El programa no deja anular a ciegas. Estas son todas las razones por las que puede negarse:

Lo que pasa	Por qué no se puede
Es un registro de anulación	No se anula una anulación. Si la factura tiene que volver a existir, se emite otra.
Esa factura ya tiene anulación	Una factura se anula una sola vez.
La empresa no tiene NIF	Sin NIF no se presenta nada a la AEAT.
El registro es de otro NIF	Una anulación se firma con el certificado del NIF que la emitió, y ese ya no lo tienes. Para estos la salida es Apartar, no anular.
El registro está apartado	Ya se decidió que no se manda. Si hay que anularlo de verdad, primero vuelve a la cola.
La factura todavía no ha llegado a la AEAT	Anular ahora dejaría un alta que ya no se manda y un hueco que la AEAT ve. Eso no es anular: es esconder. Primero tiene que llegar el alta.
El estado no se reconoce	Solo se anula lo que la AEAT ya ha contestado. Ante la duda, no se inventa nada.

Cuándo «Subsanar» hace una cosa u otra

Lo único que decide la operación es qué tiene la AEAT de esa factura:

Situación	Qué hace el programa
La AEAT la tiene registrada	Alta de subsanación. Manda los datos de ahora, y para la AEAT sustituyen a los que tenía.
La AEAT la tiene y rechazó la última subsanación	Alta por rechazo de subsanación.
La AEAT la rechazó (no la tiene)	Alta por rechazo. Es la operación prevista exactamente para esto, y la salida de una factura emitida cuyo registro se rechazó por un dato de la factura. (Si el rechazo fue del envío, lo que toca es Reintentar los rechazados.)

Y cuando no se puede hacer nada:

Situación	Por qué
Hay un registro de esa factura esperando respuesta	Hasta que la AEAT no conteste no se sabe si va a quedar registrada, y de eso depende lo que hay que mandar. Espera.
Para la AEAT la factura está anulada	Corregirla ahora sería resucitarla. Si tiene que volver a existir, se emite otra.
La AEAT tiene una anulación pero no el alta	Un alta de esa factura se rechazaría siempre. Hay que emitir una factura nueva.
El registro está apartado	No ha llegado a la AEAT y, tal como está, no va a llegar. Sácalo de apartados y envíalo.
La AEAT no tiene nada y no ha rechazado nada	No hay nada que corregir: lo que toca es Enviar a la AEAT.

Los avisos rojos

«La cadena ha retrocedido»

Sale cuando la cadena está más atrás que la última vez que el programa la miró. La causa casi siempre es haber restaurado una copia de seguridad.

Es el más serio de todos, porque Comprobar la cadena no puede verlo: después de restaurar, la cadena que queda es internamente impecable… pero es la historia equivocada, y la AEAT puede tener registros que aquí ya no están. Por eso el programa guarda una marca fuera de la base de datos: restaurar el fichero no la restaura, y la diferencia canta.

Si sabes que el retroceso es normal —estabas probando, o has restaurado a propósito una copia de Pruebas— el botón rojo «Ya lo he revisado» vuelve a fijar la marca y quita el aviso. El porqué completo está en las preguntas del día a día.

Avisa, no bloquea. Nunca impide facturar: un aviso que para el negocio es peor que el problema. Pero por eso mismo tiene que ser imposible de pasar por alto.

«Hay un hueco en la cadena»

Falta un registro por el medio: hay facturas posteriores que sí han llegado a la AEAT y una anterior que no. Suele querer decir que una factura se quedó atascada y las de detrás la adelantaron. Está contado, con la pantalla delante, en El hueco en la cadena.

Cuando el programa dice que una factura ya no dice lo que se declaró

Compara cada factura de la base de datos con lo último que se declaró de ella: número oficial, fecha, total y cuota. Si no coinciden, alguien ha cambiado la factura por fuera del programa, después de emitirla.

Es la comprobación que exige la ley —los registros no pueden alterarse sin que el sistema lo detecte y avise— y no necesita ni red ni certificado: compara dos tablas de tu propia base de datos. También caza lo que falta: una factura con número oficial que no tiene ningún registro, o un registro cuya factura ha desaparecido.

Si este aviso sale, no se arregla desde el programa: hay que averiguar quién tocó la base de datos y qué cambió.

Casos resueltos paso a paso

El envío entero vuelve rechazado y el registro se queda sin llegar: según cómo conteste la AEAT, en Error de envío o en Rechazado.

Qué significa: la AEAT no admite a ese certificado para presentar por el NIF de tu empresa. No es un problema de formato.

Qué hacer, según el caso:

El NIF de la empresa es el que debe ser — el arreglo está en la AEAT, no en el programa: hay que apoderar a esa persona para presentar por ese NIF. Después, vuelve a mandarlo: si el registro se quedó en Error de envío, con Enviar a la AEAT; si se quedó en Rechazado, con Reintentar los rechazados.
El NIF de la empresa estaba mal (por ejemplo, un NIF de pruebas heredado) — se cambia en Tablas → Empresas, y se sigue con el caso 2.

2. Cambiar el NIF de la empresa cuando ya hay registros emitidos

El programa avisa antes y dice lo que va a pasar. En resumen:

Los registros antiguos se quedan con el NIF antiguo. El envío busca los del NIF actual, así que los que no hayan llegado no se enviarán nunca.
La cadena de huellas es por NIF: con el NIF nuevo empieza una cadena desde cero.
Lo que ya esté en la AEAT se queda allí a nombre del NIF antiguo. Eso no se deshace desde aquí.

El orden correcto, que importa:

No anules nada. Si esos registros nunca llegaron a la AEAT, allí no hay nada que dar de baja.
Cambia el NIF.
Después, Apartar los que no se pueden enviar. Antes del cambio ese botón no hace nada, y con razón: todavía son del NIF de la empresa.

Si los registros antiguos estaban en Rechazado y no en Error de envío, ni siquiera hace falta el paso 3: un rechazo ya no se reintenta, y al cambiar el NIF deja de contar en los avisos.

3. Una factura emitida cuyo registro rechazó la AEAT

Es el caso que no se arregla con Reintentar los rechazados, porque ese botón reenvía el XML guardado con el error dentro.

Corrige lo que estaba mal: la ficha del cliente, los importes, lo que dijera el error.
Selecciona el registro y pulsa Corregir el registro (subsanar). El programa verá que la AEAT no la tiene y generará un alta por rechazo.
Enviar a la AEAT.

Esa factura está emitida: tiene que acabar en la AEAT. Dejarla fuera no es un defecto de comodidad, es un incumplimiento.

4. Una factura que hay que dejar sin efecto

Comprueba que su estado sea Aceptado o Aceptado con errores. Si todavía no ha llegado, no se anula: se espera.
Anular el registro.
Enviar a la AEAT.

Si lo que quieres es corregir importes o datos, no es anular: es subsanar (caso 3). Anular deja la factura sin efecto; subsanar la deja registrada con los datos buenos. Y si lo que está mal es el papel que tiene el cliente, no es ninguna de las dos: es una factura rectificativa.

5. Pasar de Pruebas a Producción

Solo con la empresa real y las pruebas terminadas.
Hace falta un certificado válido cargado: el programa no deja pasar sin él.
La cadena empieza de nuevo en Producción.
En cuanto se envíe el primer registro, ya no se puede volver a Pruebas.

Los registros de Pruebas se quedan donde están, en su propia cadena, y no se mezclan nunca con los de Producción. El paso está detallado en Poner VERI*FACTU en marcha.

Los errores de la AEAT más frecuentes

El programa traduce los códigos que conoce y añade qué hay que hacer. Si sale uno que no conoce, enseña el texto de la AEAT tal cual.

Código	Qué pasa	Dónde se arregla
4112	El certificado no está autorizado a presentar por ese NIF	En la AEAT (apoderamiento), o el NIF de la empresa está mal
4104	La AEAT no reconoce el NIF de tu empresa	Tablas → Empresas
4116	El NIF de tu empresa no tiene formato de NIF	Tablas → Empresas
4105 / 4123 / 4117	Problema con el NIF del representante	En la AEAT, o en el certificado
1193	El NIF del cliente falta, o es el mismo que el tuyo	Ficha del cliente
1239	El NIF del cliente no está en el censo de la AEAT	Ficha del cliente
1105 / 1112 / 1125	Fecha de la factura no válida, futura o fuera de rango	En la propia factura
1142 / 1210 / 1216	Los importes no cuadran entre sí	Importes de la factura
4102 / 4106 / 1176 / 1177 / 1242	Problema del propio programa	Avisa con la captura

Lo que nunca hay que hacer

Tocar la base de datos por fuera del programa. El programa lo detecta y avisa, y ese aviso no se quita cambiando los datos de vuelta.
Anular una factura que la AEAT no tiene. No es anular: es esconder un hueco que la AEAT ve.
Insistir con Reintentar los rechazados cuando lo que falla son los datos de la factura. Reenvía el mismo XML y da el mismo rechazo, siempre.
Pasar a Producción «para probar». Para probar está el entorno de Pruebas, y el paso a Producción no tiene vuelta atrás.