Todos los casos, uno a uno

Este capítulo es de consulta, no de lectura seguida. Busca tu caso, mira qué hace el programa y qué te toca hacer a ti.

Si lo que quieres es empezar, el orden es Poner VERI*FACTU en marcha y luego el día a día. Esto de aquí es lo que se mira cuando pasa algo raro.

Busca tu caso

Lo que te pasa	Dónde mirar
No sé si estoy obligado	¿Estoy obligado?
Mi cliente está en Canarias, Ceuta o Melilla	Según dónde esté tu cliente
Mi cliente es de otro país	Según dónde esté tu cliente
Quiero hacer un ticket	Los tipos de factura
El programa no me deja emitir	Lo que se comprueba antes de emitir
La AEAT me ha rechazado una factura	Corregir, anular o rectificar
Me he equivocado en una factura ya emitida	Corregir, anular o rectificar
Sale un aviso de cadena	Cuando algo va mal con la cadena
Me he quedado sin internet	Situaciones del día a día

¿Estoy obligado, y desde cuándo?

Las fechas, tras el aplazamiento del RDL 15/2025:

Quién	Desde
Quien tributa por el Impuesto sobre Sociedades	1 de enero de 2027
El resto, autónomos incluidos	1 de julio de 2027

La AEAT lo resume como la regla de los cuatro NO. Estás obligado a usar un sistema de facturación si:

1. No facturas exclusivamente a mano.
2. No estás en el SII.
3. No tienes el domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra, donde rige TicketBAI.
4. No tienes una resolución de exoneración.

Las exenciones se evaporan al usar el programa

La exención de «facturar a mano» deja de valer en cuanto emites una factura con MIA erp 360, porque entonces ya estás usando un sistema informático de facturación. Lo mismo con los regímenes especiales —agricultura, simplificado, recargo de equivalencia—: están exonerados de facturar salvo que usen un sistema informático voluntariamente. Elegir el programa en lugar del talonario es exactamente ese «salvo».

Qué hace el programa. En la pestaña VERI*FACTU se elige el tipo de contribuyente, Sociedad o Resto, y de ahí sale tu fecha. Llegada esa fecha, el programa deja de dejarte facturar sin VERI*FACTU, sin puerta trasera: la norma exige que el programa no permita incumplir. Si dejas el tipo en blanco se aplica la fecha más tardía, para no bloquear a nadie antes de tiempo, y avisa en rojo desde el 1 de enero de 2027.

Según dónde esté tu cliente

Esto es lo que más dudas genera, porque el mismo importe se declara de forma distinta según quién compre.

Cliente	Cómo sale en el registro	Qué lleva la factura
España peninsular y Baleares	S1, sujeta y no exenta	IVA normal
Canarias, Ceuta y Melilla	E2, exenta del art. 21, clave de régimen 02	Sin IVA
Otro país de la UE	E5 la parte de bienes, N2 la de servicios	Sin IVA
Fuera de la UE	E2, exportación, clave 02	Sin IVA
Inversión del sujeto pasivo	S2, con cuota cero	Sin IVA, con la mención

Canarias, Ceuta y Melilla

La frase que lo resume: son España a efectos de país y están fuera de España a efectos de IVA.

Consecuencias prácticas, que son las que despistan:

• Tu cliente canario lleva NIF español, no identificación de extranjero. No es «un extranjero» para el programa: lo único que cambia es la exención.
• La venta va exenta por el artículo 21, igual que una exportación, y la parte que sean servicios sale como N2.
• No es una operación intracomunitaria. Va al modelo 347 si pasa de 3.005,06 €, y no al 349. Por eso tiene casilla propia en la ficha y no se reutiliza la de extracomunitario: marcarlo así lo sacaría del 347.
• Por el T.P.V. no se le puede vender. Una operación exenta necesita factura completa, así que el programa lo rechaza con su motivo.

El programa propone, tú decides

Al rellenar la ficha, si la provincia o el código postal son de esos territorios, el programa te avisa de que quizá falta marcar la casilla. Pero no la marca solo. Y avisa también al revés: casilla marcada con dirección peninsular, que es el error caro, porque dejas de cobrar un IVA que sí tocaba.

Las casillas fiscales se excluyen entre sí

En la ficha del cliente, las cuatro casillas —comunitario, extracomunitario, inversión del sujeto pasivo y territorio sin IVA— no se pueden marcar a la vez. No es cosmético: el desglose las mira en orden y la primera gana, así que «comunitario» más «Canarias» produciría una entrega intracomunitaria a Tenerife, que la AEAT rechaza.

El país manda sobre las casillas

Un cliente con país ES se identifica siempre con su NIF español aunque tenga marcado «comunitario». Uno con país FR, DE o MA va con identificación de extranjero, tenga o no la casilla. Solo cuando el país está en blanco deciden las casillas.

Los tipos de factura

Tipo	Qué es	En MIA erp 360
F1	Factura completa, con destinatario	Lo normal
F2	Factura simplificada: el ticket	La emite el T.P.V., con serie propia
F3	Factura que sustituye a tickets ya declarados	Todavía no
R1–R5	Rectificativas	La factura rectificativa

El ticket (F2) y sus límites

El tope no son 3.000 € siempre. El artículo 4 del RD 1619/2012 pone 400 € como norma general y 3.000 € solo para una lista cerrada de actividades: comercio al por menor, hostelería y restauración, transporte de personas, peluquerías, aparcamientos, tintorerías y alguna más. El tope se configura por empresa, con 400 € de fábrica.

Y hay casos en los que no vale un ticket aunque el importe sea pequeño:

• Entregas intracomunitarias
• Exportaciones
• Inversión del sujeto pasivo
• Ventas a Canarias, Ceuta y Melilla
• Cuando el destinatario es empresario o profesional y pide factura completa

Un ticket sin NIF se registra sin bloque de destinatario. Un ticket con NIF —la simplificada cualificada de los artículos 7.2 y 7.3— sí lo lleva, y entonces hace falta también el nombre. Lo que convierte a alguien en destinatario es el NIF, no el nombre: un «CLIENTES VARIOS TPV» sin NIF no es un destinatario.

Lo que se comprueba antes de emitir

El programa valida la factura antes de asignarle número, a propósito: si algo no cuadra, no se gasta un número y no queda un hueco que justificar. Si no pasa, no se emite.

Del emisor: que la empresa tenga nombre fiscal, que no pase de 120 caracteres, y que su NIF sea válido.

Del tipo y la fecha: tipo de factura admitido, fecha no posterior a hoy y no anterior al 28 de octubre de 2024, y que el número no lleve los caracteres prohibidos " ' < > =.

Del destinatario: nombre fiscal presente y de menos de 120 caracteres; NIF válido si es español; identificación fiscal si es extranjero, de menos de 20 caracteres; país coherente con las casillas; y el NIF-IVA de un cliente comunitario contrastado contra la estructura de su país, los 27, con Grecia como EL y el Brexit contemplado.

Del desglose: entre 1 y 12 tramos; tipo de IVA de la lista vigente, con sus ventanas temporales del 5 %, el 2 % y el 7,5 %; cuota igual a base por tipo con dos céntimos de tolerancia; cuota cero donde tiene que ser cero (inversión del sujeto pasivo, no sujetas y exentas); causa de exención entre E1 y E6; y el recargo de equivalencia emparejado con su tipo de IVA —21 va con 5,2 o 1,75; 10 con 1,4; 5 con 0,5 o 0,62— y solo en tramos sujetos.

De los totales: que el importe total sea la suma de bases, cuotas y recargos, con dos céntimos de tolerancia. Más estricto que la AEAT, que admite diez euros.

De las rectificativas: que digan a qué factura rectifican, y que la rectificada no sea posterior.

Qué contesta la AEAT

Respuesta	Qué significa	Qué hace el programa
Aceptado	Registrado. Asunto cerrado.	Nada más
Aceptado con errores	Registrado, pero con reparos	Tampoco reenvía. Conviene leer qué dice
Rechazado	No está en sus libros	No se reintenta solo: hace falta una decisión tuya
Sin respuesta	Todavía no ha salido	Reintenta a 1, 5, 15, 60 y 240 minutos

Reintentar no arregla un error de datos

El botón de reintentar manda el XML guardado, tal cual. Si el rechazo fue porque un dato estaba mal, reenviarlo da el mismo rechazo. Lo que toca entonces es corregir, y de eso va el apartado siguiente.

Las seis operaciones de alta

Esto es lo que casi nadie explica, y es lo que hay detrás de que una corrección salga bien o la rechacen. La AEAT admite seis formas de dar de alta un registro, y cada una exige que el registro exista o no exista en sus libros.

Operación	Cuándo se usa	¿El registro está ya en la AEAT?
Alta	La primera vez	No debe estar
Alta por rechazo	El alta anterior fue rechazada	No está
Alta de subsanación	Corregir un registro admitido	Sí está
Alta por rechazo de subsanación	Se rechazó tu corrección	Sí está
Alta de subsanación sin registro previo	Vienes de un sistema anterior	No está
Alta por rechazo de subsanación sin registro previo	Igual, tras un rechazo	No está

La buena noticia: tú no eliges. El programa mira todos los registros que hay de esa factura y decide la operación que toca. Elegir mal significa que la AEAT exija que el registro exista cuando no existe, o al revés, y rechace la corrección.

Corregir SIEMPRE antes de anular

Si primero anulas y la AEAT admite la anulación, el alta pasa a ser imposible. Con cualquier registro de esa factura en sus libros —de alta o de anulación— un alta nueva se rechaza siempre. Es el ERROR 2 del anexo oficial. Así que el orden es: primero corriges, y solo después anulas si sigue haciendo falta.

Corregir, anular o rectificar: cuál toca

Tu situación	Lo que toca
La AEAT rechazó el registro y el dato estaba mal	Corregir el dato y volver a mandarlo. El programa usa el alta por rechazo
La AEAT aceptó el registro pero lleva un dato mal	Subsanar: se genera un registro nuevo que sustituye al anterior
La factura está mal de verdad (importe, líneas, cliente)	Rectificativa. Es lo único que corrige el documento, el asiento y el recibo
La operación no debió existir nunca	Anular el registro. El documento, su recibo y su asiento se quedan igual
El tipo de factura está equivocado	No se puede subsanar: se hereda del registro original. Hay que anular y volver a emitir
El NIF del destinatario está mal en una factura emitida	Rectificativa. Cambiar la ficha del cliente no arregla la factura

Por qué cambiar la ficha no arregla nada

Al facturar, el NIF, el nombre fiscal, el país y las casillas del cliente se copian a la factura. Desde ese momento la factura lleva su propia copia y no vuelve a mirar la ficha. Tiene que ser así: una factura no puede cambiar porque alguien toque una ficha meses después.

Y una diferencia que conviene tener clara: anular el registro no deshace la venta. Deja constancia ante la AEAT de que ese registro no vale, pero tu factura, su recibo y su asiento siguen donde estaban. Si lo que quieres es deshacer la operación, lo que toca es una rectificativa.

Las facturas cuya anulación tiene registrada la AEAT salen impresas con ANULADA en diagonal, en cualquier papel y por cualquiera de las cinco salidas: pantalla, PDF, impresora, impresión directa y correo.

Cuando algo va mal con la cadena

Cada factura se encadena con la huella de la anterior. Esa cadena es una por NIF y entorno, y todas las secciones de una empresa comparten la misma. Cuando se rompe, hay cuatro síntomas:

Aviso	Qué ha pasado	Qué hacer
La cadena ha retrocedido	Se ha restaurado una copia de seguridad encima de registros que la AEAT ya tiene	Lo más grave. Parar y resolverlo antes de seguir facturando
Hay un hueco	Una factura atascada mientras otras posteriores ya han entrado	Resolver la atascada antes de seguir
Otra cadena	Dos sitios facturando a la vez con la misma empresa	Cotejar con la AEAT y decidir cuál vale
Facturas con otro NIF emisor	Se cambió el NIF de la empresa después de facturar	Apartarlas: nadie las va a poder enviar

La herramienta para esto es Cotejar con la AEAT, en la ventana de registros. Pregunta a la Agencia qué tiene ella de ese ejercicio —doce consultas, una por mes, que es lo que admite el servicio— y compara factura a factura y huella a huella. Distingue lo que es una pérdida de lo que es otra cadena. Solo lee: no cambia nada.

Ojo con la copia de seguridad restaurada

Es el caso más probable de todos, y el más traicionero: Comprobar la cadena puede salir en verde mientras pasa. La cadena de ese ordenador es coherente consigo misma; lo que le faltan son registros que la AEAT sí tiene. Por eso el aviso va aparte y sale el primero.

Situaciones del día a día

Me he quedado sin internet. Factura con normalidad. La facturación nunca se interrumpe por falta de conexión, ni siquiera en VERI*FACTU: el registro se genera en local, el cliente se lleva su factura y el envío queda pendiente en una cola que sobrevive a cerrar el programa y a un apagón. Cuando vuelve la línea sale todo, marcado como incidencia. Impedirte facturar sería el incumplimiento al revés.

Este ordenador no puede enviar. Para enviar hacen falta dos cosas: permiso en la carpeta donde está el certificado, y la contraseña dada de alta en ese puesto. A quien le falte una de las dos factura igual; sus registros saldrán desde otro puesto.

Tengo varias empresas. Cada una con su NIF, su configuración y su propia cadena. Dos empresas no comparten cadena jamás.

Quiero cambiar el NIF de la empresa. No, si ya has facturado. Cada NIF tiene su cadena, y cambiarlo deja las facturas antiguas sin poder enviarse.

Facturo desde varios puestos. No hay problema: la cadena es de la empresa, no del ordenador. Lo que no se puede es llevar la base de datos a mano de un equipo a otro y facturar en los dos.

Lo que el programa no puede saber

Dos cosas solo las sabe la sede electrónica, y por eso pueden llegar como rechazo aunque aquí estuviera todo bien:

• Si un NIF español existe en el censo. Es el error 1239. El programa comprueba que la letra sea correcta, pero no puede saber si esa persona está dada de alta.
• Si un NIF-IVA está en VIES. Comprueba que la estructura sea la del país, no que esté registrado.

En los dos casos, el camino es corregir el dato y volver a mandarlo con un alta por rechazo.

Lo que todavía no cubre

Para que nadie se lleve una sorpresa:

• Emitir con IGIC o IPSI. Tener clientes en Canarias, Ceuta y Melilla sí está resuelto; ser una empresa de allí y facturar con IGIC, no.
• La factura sustitutiva (F3), la que se emite cuando alguien pide factura de un ticket ya entregado.
• La autofactura y la factura emitida por un tercero o por el destinatario.
• Macrodato, la marca de las facturas de 100 millones de euros o más.

Preguntas frecuentes

¿Puedo borrar una factura emitida? No. El programa no lo permite en ningún modo. Se corrige con una rectificativa.

¿Las facturas exentas también se registran? Sí. Que una actividad no lleve IVA no la deja fuera de VERI*FACTU: va con su causa de exención y cuota cero.

¿El IRPF va en el registro? No. Las retenciones no forman parte del registro de facturación. Una factura de 1.000 € más 21 % de IVA menos 15 % de IRPF se registra con importe total 1.210 €, no 1.060 €. El QR lleva ese mismo importe. Es correcto, aunque sorprenda.

¿Y las facturas de proveedor? VERI*FACTU regula la emisión, no la recepción. Las facturas que recibes no generan ningún registro.

¿Quién manda el certificado, yo o mi gestoría? Puede ser cualquiera de los dos. La AEAT admite el envío por un tercero con su propio certificado, mediante representación o colaboración social.