VERI*FACTU en el día a día

Este capítulo cuenta cómo se convive con VERI*FACTU una vez está funcionando. Si todavía no lo has configurado, empieza por Poner VERI*FACTU en marcha.

Esta es la parte nueva para todo el mundo, así que va explicada desde cero. Si solo lees un apartado, que sea Cuando la AEAT rechaza una factura.

Lo que hace el programa solo

Con VERI*FACTU activado, al emitir una factura de venta ocurre todo esto sin que nadie pulse nada:

1. Se comprueba que la factura se puede registrar. Si algo no cuadra, no se emite.
2. Se le asigna su número oficial, distinto del número interno: algo como 00-N2026-000014.
3. Se genera su registro, se calcula su huella y se encadena con la huella del registro anterior.
4. Se manda a la Agencia Tributaria en segundo plano.
5. La factura se imprime con el QR tributario y la leyenda obligatoria.

El envío se reintenta solo: al abrir el programa se manda lo que quedara pendiente, y mientras está abierto se reintenta cada pocos minutos, espaciando los intentos (1, 5, 15, 60 y 240 minutos) para no machacar un servicio caído.

Lo que el programa no hace nunca es impedirte facturar. Si no hay internet, si la AEAT está caída o si este puesto no tiene la contraseña del certificado, la factura se emite igual y su registro se queda esperando en la cola. Eso es exactamente lo que permite la norma.

La admiración roja de la barra

En la barra de menús, a la derecha de Ayuda, puede aparecer una admiración roja. Es el semáforo de VERI*FACTU: si no está, todo ha llegado a la AEAT.

Pon el ratón encima y lee el texto. Ahí está el diagnóstico completo, sin tener que abrir nada.

Los avisos salen ordenados de más grave a menos, y conviene leerlos en ese orden:

Aviso	Qué significa	Qué hacer
La cadena ha retrocedido	Este ordenador tiene menos registros que antes. Casi siempre es una copia de seguridad restaurada encima.	Lo más grave. No sigas facturando y resuélvelo antes.
OJO: la factura X sigue sin llegar	Hay un hueco: una factura atascada y otras posteriores que ya han entrado por delante.	Resolver lo atascado antes de seguir facturando.
N facturas RECHAZADAS	La AEAT las ha rechazado.	No se arregla solo. Ver el apartado del rechazo.
N facturas sin llegar	Todavía no han salido.	Nada: el programa lo sigue intentando solo.
N facturas con OTRO NIF emisor	Se emitieron con un NIF distinto del que tiene ahora la empresa. Nadie las va a enviar.	Ver Apartar los que no se pueden enviar.

Al final del texto siempre te dice dónde mirar: Tablas → Empresas → VERI*FACTU → “Ver registros y comprobar la cadena…”.

La ventana de registros

Es el puesto de mando de VERI*FACTU. Se llega por Tablas → Empresas → pestaña VERI*FACTU → botón “Ver registros y comprobar la cadena…”.

La línea de arriba

• Entorno — Pruebas o Producción. Cada uno tiene su propia cadena y su propia lista.
• Refrescar — vuelve a leer la lista.
• Comprobar la cadena — recalcula todas las huellas y comprueba los enlaces, los huecos y los números repetidos. Verde o rojo, con el detalle.
• Ejercicio — el año que estás mirando.
• Cotejar con la AEAT — pregunta a la AEAT qué tiene ella de ese ejercicio y lo compara factura a factura. Solo lee, no cambia nada.
• Ver el XML del registro — enseña el XML exacto que se mandó.
• Copiar el texto — copia el detalle para pegarlo en un correo.

Las acciones

• Enviar a la AEAT — manda lo que esté pendiente. Normalmente no hace falta: el programa ya lo hace solo.
• Reintentar los rechazados — vuelve a mandar los rechazados tal cual estaban.
• Corregir el registro (subsanar) — genera un registro nuevo leyendo otra vez la factura.
• Anular el registro — crea un registro de anulación.
• Apartar los que no se pueden enviar — saca de la cola los de otro NIF.

Los estados

Estado	Qué significa
Aceptado	La AEAT lo tiene registrado. Asunto cerrado.
Aceptado con errores	También está registrado, pero con algún reparo. Vale, aunque conviene leer qué dice.
Rechazado	La AEAT no lo ha registrado. Hay que hacer algo.
Anulado	Se anuló su registro para que nadie lo vuelva a mandar.
No enviable	Apartado a mano, normalmente por ser de otro NIF.
(en blanco)	Todavía en la cola, esperando salir.

La columna CSV de la AEAT es el justificante de que un registro entró. La de Respuesta de la AEAT es donde está el motivo cuando algo falla; si no cabe, pincha la fila y lo verás entero abajo.

Cuando la AEAT rechaza una factura

Esto es lo importante. Un rechazo no se arregla solo y no desaparece reintentando a ciegas.

Paso 1: leer el motivo

Pincha la fila rechazada y lee la respuesta de la AEAT abajo. El motivo siempre dice qué campo falla. Por ejemplo: El NIF no está identificado en el censo de la AEAT.

Paso 2: decidir cuál de los dos botones toca

Y aquí está la única decisión que de verdad importa:

Si el fallo es…	Ejemplos	Qué toca
Del envío, no de los datos	Corte de red, problema con el certificado, control de flujo de la AEAT, el nombre fiscal de tu empresa mal escrito	Reintentar los rechazados
De un dato de la factura o del cliente	NIF del cliente equivocado, importes o desglose mal	Corregir el registro (subsanar)

El motivo es este: Reintentar manda otra vez el mismo registro, palabra por palabra. Lo único que actualiza es el nombre fiscal de tu empresa y el del productor del programa, que no entran en la huella. Así que si el problema era el NIF del cliente, puedes corregir la ficha y reintentar mil veces: la AEAT lo va a rechazar exactamente igual, porque le llega lo mismo.

Subsanar, en cambio, vuelve a leer la factura y genera un registro nuevo con los datos de ahora.

Paso 3: si toca subsanar, corregir primero

Corrige la ficha del cliente o lo que estuviera mal antes de pulsar subsanar. Los datos se releen en ese momento.

Subsanar: qué es y qué no es

Una subsanación corrige el registro de una factura, no la factura. Es un alta nueva de la misma factura con los datos tal como están ahora. El registro anterior no se borra: los dos se quedan en la cadena, cada uno en su sitio.

El número de factura y la fecha de expedición no cambian nunca: son los que la identifican ante la AEAT.

Ojo con no confundirlo

Si lo que está mal son los IMPORTES o las líneas, subsanar NO es lo que toca: eso es una RECTIFICATIVA, una factura nueva que corrige a la anterior.

La diferencia en una frase: se subsana cuando el papel que tiene el cliente está bien y lo que se mandó mal fue el registro; se rectifica cuando el papel que tiene el cliente está mal.

Hay tres clases de subsanación, según lo que tenga la AEAT, y las elige el programa, no tú:

• Alta de subsanación — la AEAT ya tiene la factura registrada.
• Alta por rechazo — la AEAT no la tiene, porque rechazó el alta.
• Alta por rechazo de subsanación — la tiene registrada y lo que rechazó fue una corrección anterior.

Elegirlas a mano sería garantizar que algún día se elija la que no toca y la AEAT la rechace, porque cada una le exige comprobar una cosa distinta.

Antes de hacer nada, el programa te enseña un aviso con la operación que va a usar y te pide confirmación. Al terminar te dice en qué orden de la cadena ha quedado, su huella y qué ha cambiado respecto al registro anterior. Si no cambia nada, también te lo dice: puede ser correcto, pero conviene mirarlo.

Anular el registro

Anular crea un registro de anulación y le dice a la AEAT que esa factura no vale.

Lo que hay que tener clarísimo es lo que NO toca. Después de anular sigue exactamente igual que antes:

• La factura sigue en Ventas, con su número y sus importes.
• Su recibo sigue en Cartera, pendiente de cobro por el mismo importe.
• Su asiento sigue en Contabilidad, por el mismo importe.
• El registro de alta tampoco se borra: se queda con su huella y su sitio en la cadena.

O sea: para la AEAT la factura queda anulada, y para tu negocio sigue existiendo y sigue cobrándose. Eso es correcto solo si el problema estaba en el registro, no en la factura. Si lo que quieres es que el cliente deje de deber ese dinero, lo que toca es una rectificativa, que genera su recibo en negativo y su asiento invertido.

El orden importa, y no tiene vuelta atrás

Si anulas y la AEAT admite la anulación, esa factura ya no se podrá registrar nunca: con cualquier registro suyo en los libros de la AEAT, un alta nueva se rechaza siempre. Corregir va antes de anular, no después.

Una factura solo se anula una vez, y una anulación no se deshace.

El hueco en la cadena

Un hueco es una factura que no ha llegado a la AEAT mientras otras posteriores sí han entrado.

No es grave por sí mismo: cuando se desatasque, la AEAT la admitirá con el aviso 2007, que significa “llegó fuera de orden”. Pero cada factura nueva agranda el hueco, así que conviene resolver lo atascado antes de seguir facturando.

Apartar los que no se pueden enviar

Cuando una empresa cambia de NIF después de haber facturado, los registros antiguos se quedan con el NIF viejo y nadie los va a enviar: el envío busca los del NIF que tiene la empresa ahora.

Ese botón los saca de la cola y los deja en estado No enviable, para que dejen de dar guerra. Es reversible: si el NIF vuelve a cuadrar, el mismo botón los devuelve a la cola.

Ver lo que se va a registrar

En la propia factura hay un botón, Ver lo que se va a registrar, que enseña exactamente lo que la AEAT va a ver: emisor, número oficial, fecha, tipo de factura, destinatario y el desglose tramo a tramo, con su calificación.

Es la herramienta para salir de dudas antes de emitir, y también para entender un rechazo. Si la factura ya está registrada, te lo dice y te aclara que lo que se registró de verdad está congelado en su XML.

Lo que decide la ficha del cliente

Esto sorprende a todo el mundo: las casillas de la pestaña Otros datos del cliente deciden cómo se declara cada factura suya ante la AEAT.

En la ficha del cliente	Cómo se declara la factura
IVA Sujeto Pasivo	Operación con inversión del sujeto pasivo (S2)
IVA Comunitario	Exenta por entrega intracomunitaria (E5, art. 25 de la Ley del IVA)
IVA extra comunitario	Exenta por exportación (E2, art. 21), con clave de régimen 02
Ninguna de ellas	Sujeta y no exenta (S1), con el tipo de IVA que lleve cada tramo
Recargo equivalencia	Añade el recargo al desglose del registro
Usa IRPF / % IRPF	Se descuenta del total de la factura, pero no entra en el registro: la AEAT no recoge las retenciones

Un cliente con la casilla equivocada da una factura mal declarada, y eso acaba en un rechazo o en un registro que dice algo que no es. Cuando una factura se rechaza por el bloque del destinatario, la ficha del cliente es el primer sitio donde mirar.

Pruebas o Producción

La pestaña VERI*FACTU dice arriba en qué entorno estás.

• Pruebas — los registros van al entorno de pruebas de la AEAT. No tienen validez legal y el QR no encuentra la factura. Es para probar, con datos de prueba.
• Producción — facturas reales, registradas de verdad.

Cada entorno tiene su propia cadena. El paso a Producción es definitivo en cuanto se envíe el primer registro, y está explicado paso a paso en Poner VERI*FACTU en marcha.

Preguntas frecuentes

¿Puedo borrar una factura ya emitida? No. El programa no lo permite: No se puede eliminar una factura emitida. Si hay que corregirla o anularla, usa “Rectificar factura”.

Se ha ido internet, ¿dejo de facturar? No. Factura con normalidad. Los registros se acumulan en la cola y salen cuando vuelva la línea.

He restaurado una copia de seguridad y sale el aviso de cadena retrocedida. Es el peor de los avisos, porque Comprobar la cadena puede salir en verde mientras pasa: la cadena de este ordenador es coherente, pero le faltan registros que la AEAT sí tiene. No sigas facturando y resuélvelo antes.

¿Qué es el nº de instalación? Lo genera el programa solo. Identifica este puesto ante la AEAT y no hay que tocarlo.

¿Por qué me pide la contraseña del certificado en cada ordenador? La ruta del fichero se guarda en la empresa y la heredan todos los puestos, pero la contraseña se escribe una vez en cada ordenador y se queda cifrada ahí. Para enviar hacen falta las dos cosas: permiso en la carpeta del certificado y la contraseña dada de alta en ese puesto.