Inmovilizado y amortizaciones

Este capítulo está escrito para quien nunca ha amortizado nada. Si ya sabes de contabilidad, ve directo a El cálculo, paso a paso.

Qué es amortizar, en cristiano

Cuando la empresa compra algo que va a durar años —una furgoneta, un ordenador, una máquina, una nave—, ese dinero no es un gasto de golpe. Sería absurdo: la furgoneta no se consume el día que se compra, se consume poco a poco durante los años que se usa.

Amortizar es justamente eso: repartir el coste de lo que compras entre los años que te va a durar, para que cada año soporte la parte que le toca.

Un ejemplo con números redondos:

Compras una furgoneta por 24.000 € y decides que te va a durar 6 años.

En lugar de meter 24.000 € de gasto en 2026, metes 4.000 € cada año durante seis años. Esos 4.000 € anuales son la dotación a la amortización.

Después de tres años habrás metido 12.000 € de gasto. Se dice que la furgoneta lleva una amortización acumulada de 12.000 €, y que su valor neto contable es 24.000 − 12.000 = 12.000 €. La furgoneta sigue en la empresa y sigue valiendo 24.000 € de coste; lo que ha cambiado es cuánto de ese coste ya te has “comido”.

Tres palabras y ya está, porque son las que salen en las pantallas:

Palabra	Qué significa
Dotación	El gasto del período. Lo que metes este año o este mes. Es una cuenta de gasto.
Amortización acumulada	La suma de todas las dotaciones de ese bien desde que se compró.
Valor neto contable	Lo que te queda por amortizar: coste menos amortización acumulada.

¿Y cuántos años dura cada cosa? Eso no te lo inventas: Hacienda publica unas tablas oficiales de amortización con los años y los porcentajes máximos de cada tipo de bien. Eso lo decide tu gestoría, no el programa. El programa se limita a hacer las cuentas con lo que tú le digas.

Las cuatro pantallas y en qué orden se usan

Están todas en el menú Contabilidad:

Pantalla	Para qué	¿Cuándo se toca?
Grupos de Amortización	Plantillas: “vehículos, 6 años, estas cuentas”.	Una vez al principio.
Inmovilizado	La ficha de cada bien concreto: la furgoneta, el ordenador.	Cada vez que compras algo duradero.
Amortizaciones	El cálculo del período y sus asientos.	Cada mes, trimestre o año.
Conceptos de Amortización	Textos descriptivos de los movimientos.	Casi nunca.

El orden importa: grupos primero, activos después, y el cálculo al final.

Antes de nada: las tres cuentas

Amortizar mueve tres cuentas contables, y el programa las necesita rellenas o no podrá generar los asientos:

Cuenta	Qué representa	Ejemplo típico del plan contable
Inmovilizado	Lo que costó el bien. Está en el activo del balance.	218 Elementos de transporte
Dotación (gasto)	El gasto del período.	681 Amortización del inmovilizado material
Amortización acumulada	Lo amortizado hasta hoy. Resta en el activo.	281 Amortización acumulada del inmovilizado material

Esto lo confirma tu gestoría. Los números de arriba son los habituales del Plan General Contable, pero la cuenta exacta depende de qué sea el bien y de cómo tengáis montado el plan. Pregunta antes de crear nada: cambiarlo después es rehacer asientos.

Paso 1: crear los grupos

Un grupo es una plantilla que evita repetir lo mismo en cada ficha. Contabilidad → Grupos de Amortización.

Campo	Qué poner
Grupo	Un código corto, el que quieras: VEH, INF, MOB.
Título	La descripción: Vehículos, Equipos informáticos.
% Amortización	El porcentaje anual que te diga la gestoría.
Meses	Los meses que dura la amortización. Seis años son 72.
Subcuenta de Amortización Acumulada	La cuenta 281 que corresponda.
Subcuenta de Dotación (Gasto)	La cuenta 681 que corresponda.

El dato que de verdad manda es Meses, no el porcentaje.

El programa calcula la amortización dividiendo el importe entre los meses. El campo ”% Amortización” se guarda y se enseña, pero hoy no entra en ningún cálculo. Si pones 25 % y 72 meses, el programa amortizará en 72 meses y del 25 % no hará ni caso.

Para no equivocarte, la equivalencia es sencilla: divide 100 entre el porcentaje anual y tendrás los años; multiplica por 12 y tendrás los meses. Un 25 % anual son 4 años, o sea 48 meses. Un 10 % son 10 años, 120 meses. Un 16 % son 6 años y pico, unos 75 meses.

Ejemplos de grupos para empezar, siempre a confirmar con la gestoría:

• VEH Vehículos · 16 % · 75 meses
• INF Equipos informáticos · 25 % · 48 meses
• MOB Mobiliario · 10 % · 120 meses
• MAQ Maquinaria · 12 % · 100 meses

Paso 2: dar de alta el bien

Contabilidad → Inmovilizado, botón +. Un registro por cada bien: si compras tres ordenadores iguales, o haces tres fichas, o haces una sola de los tres juntos y luego no podrás dar de baja uno solo.

Datos de adquisición

Campo	Qué poner
Cod. Inventario	El código que le das tú. Conviene un criterio: VEH-001, INF-014.
Sección	La sección contable. Normalmente 0.
Descripción	Qué es: Furgoneta Renault Kangoo 1234-ABC.
Documento y Nº Factura	La factura de compra, para encontrarla dentro de dos años.
Cod. Proveedor	A quién se lo compraste.
Fecha Compra	La de la factura.
Importe	Lo que costó, sin IVA. El IVA se deduce aparte y no se amortiza.

Datos de amortización

Campo	Qué poner
Fecha Inicio	Desde cuándo empieza a amortizarse, que es cuando el bien entra en funcionamiento, no necesariamente el día de la compra.
Grupo	El grupo que creaste antes. Al elegirlo se rellenan solos los meses y las dos subcuentas, y puedes cambiarlos si este bien concreto es distinto.
Meses	Los meses de vida.
Fecha Fin	Cuándo termina de amortizarse.
Última Amort.	La última vez que se calculó. Lo rellena el programa, no lo toques.
Total Amortizado	Lo acumulado hasta hoy. También lo lleva el programa.

Cuentas

Las tres de antes. Si elegiste grupo, ya vienen puestas la de dotación y la de amortización acumulada; la de inmovilizado se pone a mano, porque depende del bien.

Si vienes de otro programa y el bien ya estaba medio amortizado, rellena Total Amortizado con lo que llevara acumulado y pon la Fecha Inicio real. El programa calculará solo lo que falte, sin repetir lo ya hecho.

Paso 3: calcular la amortización del período

Contabilidad → Amortizaciones. Esta es la pantalla que se usa cada cierre.

Campo	Qué es
Sección desde / hasta	Qué secciones entran. Déjalo en 0 y 9 para que entren todas.
Calcular amortización hasta	La fecha de corte. Normalmente el último día del período: 31/12/2026 para el año, o 31/03/2026 para el trimestre.
Sección donde crear el asiento	En qué sección nacerán los asientos. Normalmente 0.

Pulsas Calcular y la tabla se llena con lo que tocaría amortizar. Calcular no toca nada: es una simulación, puedes hacerla las veces que quieras.

Cómo hace la cuenta exactamente

Para cada activo:

1. Cuota mensual = Importe ÷ Meses.
2. Meses transcurridos desde la fecha de inicio hasta la fecha de corte, contando entero el mes de inicio.
3. Lo que debería llevar amortizado = cuota mensual × meses transcurridos, sin pasarse nunca del importe de compra.
4. Dotación del período = lo que debería llevar − lo que ya lleva amortizado.

Con la furgoneta: 24.000 € entre 72 meses son 333,33 € al mes. Si empezó el 1 de enero de 2026 y calculas hasta el 31 de diciembre de 2026, son 12 meses, o sea 4.000 € de dotación. Si el año que viene calculas hasta el 31 de diciembre de 2027, saldrán 24 meses × 333,33 = 8.000 € menos los 4.000 ya puestos: 4.000 € otra vez.

Cuatro detalles que conviene saber:

• Se amortiza por meses completos, no por días. Un bien que entra en funcionamiento el 28 de enero amortiza enero entero.
• Nunca se pasa del importe de compra. Cuando llega al final, deja de dotar.
• Si un activo ya está al día, no aparece en la lista. No es un fallo: es que no le toca nada.
• Quedan fuera los activos dados de baja y los que no tengan fecha de inicio, meses o importe. Si echas algo en falta, mira esos tres campos.

Aplicar

Abajo está el total del período y el botón verde.

Aplicar (actualizar activos + generar asientos) hace dos cosas de una vez:

1. Actualiza cada activo: le suma la dotación al Total Amortizado y le pone la fecha en Última Amort.
2. Genera un asiento por cada activo, no uno agrupado, con dos líneas:
   • Debe la cuenta de Dotación, por el importe del período.
   • Haber la cuenta de Amortización Acumulada, por el mismo importe.

Los asientos llevan la fecha de corte que pusiste y la numeración normal de la sección que indicaste.

Dos avisos serios antes de pulsar ese botón.

No hay botón de deshacer. Si te equivocas de fecha, hay que corregir los activos a mano y borrar los asientos uno a uno. Haz una copia de seguridad antes del primer cierre, y si es tu primera vez, prueba en la empresa de pruebas.

Si a un activo le falta la cuenta de Dotación o la de Amortización Acumulada, el programa le actualiza igualmente el Total Amortizado pero NO le genera el asiento. Eso deja el inventario diciendo una cosa y la contabilidad otra, y cuesta de detectar. Antes de aplicar, asegúrate de que todos los activos de la lista tienen sus tres cuentas puestas. Cuando algún asiento no se genere, el mensaje del final te lo avisa.

Dar de baja un activo

Cuando el bien se vende, se achatarra o se pierde, se da de baja. Está en la pestaña Otros de su ficha.

Campo	Qué poner
Fecha	Cuándo se va de la empresa.
Causa	Texto libre: venta, siniestro, achatarrado.
Importe recibido	Lo que te dan por él, sin IVA. Si no te dan nada, cero.
Cuenta de contrapartida	Dónde va la pérdida o el beneficio. Solo hace falta si hay diferencia.

Al pulsar el botón rojo BAJA, el programa genera un asiento con esta lógica:

• Debe, la cuenta de Amortización Acumulada, por todo lo amortizado: se cancela.
• Haber, la cuenta de Inmovilizado, por el importe de compra: el bien sale del balance.
• La diferencia entre el valor neto contable y lo que te han dado va a la cuenta de contrapartida: al Debe si es pérdida (valía más de lo que te dan) y al Haber si es beneficio.

Un ejemplo: la furgoneta costó 24.000 €, lleva amortizados 20.000 € —le quedan 4.000 € de valor neto— y la vendes por 3.000 €. La diferencia son 1.000 € de pérdida, que van al Debe de la contrapartida.

Dos cosas que el asiento de baja no hace, y hay que hacer a mano.

No apunta el cobro. El asiento cuadra el activo, pero los 3.000 € que te pagan no aparecen en ningún banco ni en ninguna cuenta de cliente. Ese cobro, y la factura de venta con su IVA, van aparte.

Si hay diferencia y no pones cuenta de contrapartida, el asiento sale descuadrado. Rellénala siempre que el importe recibido no coincida exactamente con el valor neto contable.

El botón Anular Baja, al lado, deshace la marca de baja del activo. Ojo: deshace la baja, no borra el asiento que se generó.

Conceptos de Amortización

Son textos descriptivos para los movimientos de amortización, clasificados por tipo —G, N o B, siendo B la baja—. Vienen ya cargados y para el uso normal no hay que tocarlos. Los nombro para que sepas qué es esa pantalla si te la encuentras.

Cómo sería un año normal

1. En enero, o cuando montes esto por primera vez: creas los grupos y das de alta todo lo que ya tienes, con su Total Amortizado de partida.
2. Cada vez que compras algo duradero: le haces su ficha en Inmovilizado, con su factura y su grupo.
3. Al cerrar cada trimestre o el año: entras en Amortizaciones, pones la fecha de corte, Calcular, revisas la lista y, si cuadra, Aplicar.
4. Cuando se va algo: baja del activo, con su fecha y su importe recibido.

Preguntas frecuentes

¿Puedo amortizar por meses en vez de por años? Sí. La pantalla no sabe de años: amortiza hasta la fecha que le pongas. Si la lanzas cada mes, dotará mes a mes.

Me he equivocado en la fecha y he aplicado. ¿Cómo lo arreglo? Borra los asientos que se han generado y corrige a mano, en cada activo, el Total Amortizado y la fecha de Última Amort. No hay automatismo para esto.

¿Y si un bien lo uso solo en parte para la empresa? Eso es una decisión fiscal, no del programa. Pregunta a tu gestoría qué importe amortizable te corresponde y da de alta ese importe, no el total de la factura.

¿El IVA de la compra se amortiza? No. Se amortiza el coste sin IVA, salvo que el IVA no sea deducible, en cuyo caso forma parte del coste. Es otra pregunta para la gestoría.

¿Por qué mi activo no sale en la lista al calcular? Por uno de estos cuatro motivos: está de baja, no tiene fecha de inicio, no tiene meses, o ya está amortizado del todo.

¿Puedo cambiar los meses a mitad de vida del bien? El programa te deja, y recalculará con los meses nuevos sobre lo que quede. Contablemente eso es un cambio de estimación y tiene sus reglas: consúltalo antes.

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Nota honesta sobre este capítulo. Lo que cuenta está leído directamente del código del programa, así que describe con exactitud lo que MIA hace. Pero los criterios contables —qué cuenta usar, cuántos años, qué parte es amortizable— no los valida el programa ni los valido yo: esa parte conviene repasarla con tu gestoría antes del primer cierre de verdad.