Poner VERI*FACTU en marcha

Esto se hace una vez por empresa y no se vuelve a tocar. Cuando esté hecho, VERI*FACTU funciona solo y ya solo tendrás que ocuparte de lo del día a día.

Todo lo de este capítulo está en Tablas → Empresas (o Datos de la empresa activa), pestaña VERI*FACTU, salvo el primer paso.

Antes de empezar

Hazte con estas tres cosas, porque sin ellas no se puede terminar:

1. El NIF y el nombre fiscal exactos de la empresa, tal y como los tiene la Agencia Tributaria. No el nombre comercial: el fiscal.
2. Un certificado electrónico en fichero, con extensión .pfx o .p12, con su contraseña.
3. Saber si la empresa tributa por el Impuesto sobre Sociedades o no. Es una pregunta para tu asesor y decide una fecha.

¿Desde cuándo es obligatorio?

• 01/01/2027 para quienes tributan por el Impuesto sobre Sociedades.
• 01/07/2027 para el resto, autónomos incluidos.

Hasta entonces se puede probar con tranquilidad.

Las dos decisiones que más se confunden

Antes de tocar nada, conviene tener claro que en esta pantalla hay dos interruptores distintos, y no son lo mismo:

La decisión	Qué decide
¿Genera registros VERI*FACTU?	Si el programa crea o no el registro de cada factura. Sin VERI*FACTU no hay ni huella, ni QR, ni envíos.
Entorno de la AEAT (Pruebas o Producción)	Con qué servidor de la AEAT se habla. No decide si se generan registros.

O sea: primero se activa VERI*FACTU, y solo entonces se puede elegir entre Pruebas y Producción. Mientras no esté activado, los botones de entorno están apagados.

Sin VERI*FACTU las facturas son reales igualmente: se numeran, se contabilizan y se entregan. Lo único que falta es el registro.

Paso 1: los datos de la empresa

Pestaña Datos empresa.

De todo lo que hay aquí, a VERI*FACTU le importan dos campos:

Campo	Por qué importa
Nombre Fiscal	Va dentro de cada registro como emisor. Máximo 120 caracteres.
NIF	Es la identidad de la empresa ante la AEAT y la que define la cadena de registros.

El Nombre Comercial es el que sale en los impresos; el Nombre Fiscal es el que se declara. Pueden ser distintos y no pasa nada.

El NIF no se cambia después

Cada NIF tiene su propia cadena de registros. Cambiar el NIF de una empresa que ya ha facturado rompe la cadena de VERI*FACTU, y las facturas antiguas se quedan sin poder enviarse (saldrá el aviso de facturas con OTRO NIF emisor). Si el NIF que hay puesto no es el bueno, arréglalo antes de emitir la primera factura registrada.

Cómo se rellena esta pantalla

La pestaña VERI*FACTU es larga y se baja con la rueda del ratón. La explicación de cada cuadro está escrita en la propia pantalla; aquí va solo lo que hay que decidir.

Para cambiar cualquier casilla hay que entrar en modo edición con el botón Editar (el lápiz). Mientras estás dentro, arriba aparecen el ✓ verde para confirmar y la ✗ roja para cancelar:

La única excepción son los cuatro controles del certificado, que funcionan por su cuenta sin entrar en edición.

Paso 2: el productor del programa

Cada registro que llega a la AEAT lleva dos identidades: la de la empresa que factura y la de quien hace el programa.

• Productor (nombre fiscal) y Productor (NIF) — hay que rellenarlos. Sin ellos el programa no deja emitir con VERI*FACTU.
• Nº de instalación — lo genera el programa solo al abrir la pestaña, e identifica este puesto ante la AEAT. Es de solo lectura: no se toca, no se copia de otro ordenador y no pasa nada por que cada puesto tenga el suyo.

Paso 3: qué se declara en cada registro

Clave de operación

Dice en qué régimen de IVA factura la empresa. La inmensa mayoría son «01 — Operación de régimen general» y no hay que tocar nada. Cámbiala solo si tu asesor te dice cuál: los casos que más aparecen son el criterio de caja (07) y el arrendamiento de local de negocio (11).

Las exportaciones seguirán yendo con su clave 02 aunque aquí pongas otra cosa: eso lo exige la AEAT y no es una preferencia.

Si facturas con IGIC

Los nombres que ofrece el programa son los de la lista L8A, la del IVA. La lista del IGIC (L8B) no dice lo mismo: el 17, el 18 y el 19, entre otros, significan otra cosa en Canarias. Si facturas con IGIC, contrasta la clave con tu asesor antes de darla por buena.

Descripción de la operación

Texto libre que viaja dentro de cada registro y que lee la AEAT. Si lo dejas en blanco se manda «Venta de bienes o prestación de servicios», que vale perfectamente. Si quieres algo más tuyo, pon lo que describa tu actividad: «Venta de material de oficina», «Servicios de asesoría», «Reparación de vehículos».

Cada factura puede llevar la suya propia; cuando la lleva, manda la de la factura.

Operaciones exentas

Solo si tu empresa hace operaciones exentas de IVA —formación, sanidad y demás casos del artículo 20 de la Ley del IVA—. Entonces eliges aquí la causa, y se aplicará a las facturas con IVA al 0 % de clientes normales:

Causa	Qué cubre
E1	Artículo 20 (educación, sanidad, servicios sociales…)
E2	Artículo 21 (exportaciones)
E3	Artículo 22
E4	Artículos 23 y 24
E5	Artículo 25 (entregas intracomunitarias)
E6	Otras causas

Si no haces operaciones exentas, déjalo en blanco. Los clientes intracomunitarios, los de fuera de la UE y los de inversión del sujeto pasivo ya se resuelven solos con las casillas de su ficha.

Una factura al 0 % sin causa no se puede emitir

Si una factura sale con IVA al 0 % para un cliente normal y aquí no hay causa elegida, el programa la rechaza antes de emitirla. Es una validación de la AEAT, no un capricho del programa.

Paso 4: hasta cuánto se puede hacer un ticket

Aquí se pone el tope de la factura simplificada —el ticket—, con el IVA incluido.

No son 3.000 € siempre

Esto se cree mal muy a menudo. El artículo 4 del RD 1619/2012 pone 400 € como norma general, para cualquier actividad, y 3.000 € solo para una lista cerrada: venta al por menor, ventas o servicios a domicilio, transporte de personas y equipajes, hostelería y restauración, salas de baile y discotecas, peluquerías e institutos de belleza, instalaciones deportivas, revelado de fotografías y estudios fotográficos, aparcamiento de vehículos, alquiler de películas, tintorerías y lavanderías y algún caso más que verás en la propia pantalla.

Si tu actividad no está en esa lista, el tope es 400 €. Por encima del tope hay que hacer factura completa, con los datos del cliente. Esto afecta de lleno a quien use el T.P.V..

Paso 5: el certificado electrónico

Es la parte que más se atasca, así que va despacio.

Qué certificado sirve

Un fichero .pfx (o .p12) con su clave privada. Sirve el de la empresa —representante o sello— o el de una persona apoderada para presentar por ese NIF.

El NIF del certificado no tiene que coincidir con el de la empresa

Lo que hace falta es que la AEAT admita a esa persona para presentar por el NIF de la empresa. No cambies el NIF de la empresa para que cuadre con el del certificado: eso rompe la cadena.

Si lo exportas desde el navegador, acuérdate de marcar la opción de exportar la clave privada. Un .pfx exportado sin ella no sirve para firmar.

Dónde ponerlo

• La ruta del fichero se guarda en la empresa y la heredan todos los puestos. Lo normal es dejar el .pfx en una carpeta del servidor —por ejemplo \\servidor\certificados\empresa.pfx— y configurarlo una sola vez.
• Esa carpeta debe tener el acceso controlado: quien no tenga permiso en ella no podrá enviar. Eso es justamente lo que quieres.
• La contraseña no se comparte nunca. Se escribe una vez en cada ordenador y se queda cifrada ahí, en un fichero certificados_aeat.json junto al programa.

Para que un puesto pueda enviar hacen falta dos cosas: permiso en la carpeta del certificado, y la contraseña dada de alta en ese puesto. Un puesto sin una de las dos factura con normalidad, pero sus registros los enviará otro.

Cómo se rellena

1. En Fichero del certificado, pulsa el botón ... y busca el .pfx.
2. En Contraseña del certificado, escribe la contraseña.
3. Pulsa Guardar el certificado.
4. Pulsa Probar el certificado. Esto no manda nada a la AEAT: solo comprueba que el fichero se abre con esa contraseña y que está en vigor.

Si Probar el certificado falla, los motivos de siempre son: contraseña equivocada, el .pfx se exportó sin clave privada, el certificado está caducado, o este puesto no tiene permiso en la carpeta donde está el fichero.

Paso 6: repasar las fichas de los clientes

Antes de emitir nada conviene una pasada por los clientes que no son «normales»: los intracomunitarios, los de fuera de la UE y los de inversión del sujeto pasivo.

Una casilla equivocada acaba en un rechazo de la AEAT. Está explicado una por una en la ficha del cliente.

Paso 7: activar VERI*FACTU

Ya con todo lo anterior puesto, se activa. Son tres clics.

El tipo de contribuyente

Primero, en modo edición, elige Tipo de contribuyente:

Opción	Fecha desde la que esta empresa ya no puede facturar sin VERI*FACTU
Sociedad	1 de enero de 2027
Resto	1 de julio de 2027

Si lo dejas en blanco, el programa aplica la fecha más tardía de las dos: nunca bloquea antes de tiempo, pero avisa. Si tienes duda, que lo diga el asesor.

Pasar a VERI*FACTU

Pulsa Pasar a VERI*FACTU… y sale el aviso:

Se entra siempre en el entorno de Pruebas, que es donde tienes que estar ahora.

Hasta cuándo se puede deshacer

Mientras no se haya generado ningún registro, se puede volver atrás con Quitar VERI*FACTU. En cuanto se genere el primero, ya no: volver atrás rompería la cadena.

Hecho esto, la cabecera de la pestaña cambia y te dice desde cuándo y en qué entorno estás:

Paso 8: probar de verdad en Pruebas

• Pruebas — los registros van al entorno de pruebas de la AEAT. No tienen validez legal y el QR no encuentra la factura.
• Producción — facturas reales, registradas de verdad.

En Pruebas, solo datos de prueba

Úsalo antes de la fecha de obligación, o sobre una copia de la empresa. Lo que no debes hacer es registrar en Pruebas las facturas buenas de tus clientes.

La prueba completa, de principio a fin:

1. Emite una factura de prueba.
2. Comprueba que le sale el número oficial (algo como 00-N2026-000014) y que el impreso lleva el QR y la leyenda.
3. Entra en VERI*FACTU → “Ver registros y comprobar la cadena…” y mira que esa factura aparece.
4. Pulsa Enviar a la AEAT y espera a que el estado pase a Aceptado.
5. Pulsa Comprobar la cadena. Tiene que salir en verde.

Si el paso 4 acaba en Rechazado, no pasa nada: para eso es el entorno de pruebas. Lee el motivo y mira qué hacer cuando la AEAT rechaza una factura.

Paso 9: pasar a Producción

Cuando la prueba haya salido bien de punta a punta, pulsa Pasar a Producción….

Esto es de una sola dirección

Cada entorno tiene su propia cadena. Puedes volver a Pruebas mientras no hayas enviado nada, pero en cuanto se envíe el primer registro en Producción, el paso es definitivo. A partir de ahí, cada factura de venta que emitas queda registrada de verdad en la Agencia Tributaria.

Mira antes, por última vez, que el NIF de la empresa es el bueno. Es lo único de esta pantalla que no tiene arreglo cómodo después.

Qué mirar los primeros días

• La barra de menús. Si no hay admiración roja a la derecha de Ayuda, todo ha llegado a la AEAT. Si la hay, pon el ratón encima y lee.
• Que cada puesto puede enviar. Siéntate en cada ordenador que vaya a facturar, entra en la pestaña VERI*FACTU y dale a Probar el certificado. Si pide la contraseña, dásela ahí.
• Los impresos. Comprueba que las plantillas de factura que usas sacan el QR y el número oficial.

Y ya está. A partir de aquí, todo lo demás es el día a día.

Preguntas frecuentes

¿Puedo rellenar los datos y no activarlo todavía? Sí, y es lo recomendable. Rellenar no registra nada: mientras no pulses Pasar a VERI*FACTU, el programa factura como siempre.

¿Activar VERI*FACTU es lo mismo que estar en Producción? No. Activarlo es que se generen registros; el entorno dice a qué servidor de la AEAT se mandan. Se activa siempre entrando en Pruebas.

Tengo varias empresas en el programa. ¿Hay que hacer esto en todas? Sí, una por una. Los datos son de la empresa, y cada NIF tiene su cadena.

¿Tengo que poner el certificado en cada ordenador? El fichero no: se deja en una carpeta del servidor y la ruta la heredan todos. La contraseña sí, una vez en cada puesto.

¿Y si no quiero que un puesto pueda enviar? No le des la contraseña, o quítale el permiso en la carpeta del certificado. Podrá facturar igual; sus registros saldrán desde otro puesto.

¿Qué pongo en Productor si el programa no lo he hecho yo? El nombre fiscal y el NIF de quien te lo vende. Es un dato suyo, no tuyo.

Me he equivocado y quiero desactivarlo. Se puede, con Quitar VERI*FACTU, mientras no se haya generado ningún registro. Después, no.